Chi tiết bài viết - Sở giao thông Vận tải

Số hóa công tác quản lý, điều hành hiện đang là nhiệm vụ cấp bách của nhiều cơ quan, đơn vị trên cả nước. Trong đó, quy trình quản lý văn bản và điều hành là một yếu tố quan trọng hàng đầu mà các nhà lãnh đạo, quản lý cần quan tâm và có phương án thay đổi ngay lập tức. Và phần mềm quản lý văn bản và điều hành là giải pháp thông minh nhất có thể thay thế hoàn toàn quy trình quản lý văn bản truyền thông lỗi thời.

Cùng với quá trình đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh nói chung và Sở GTVT nói riêng, Ban Quản lý bảo trì giao thông (Ban QLBTGT)đã và đang từng bướctriển khai, phổ biến rộng rãi ứng dụng hệ thống văn bản điện tử và chữ ký số chuyên dùng góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch trong công tác cải cách hành chính, phát triển chính quyền điện tử.

(Sử dụng hệ thống văn bản điện tử để xử lý văn bản tại Ban QLBTGT)

Văn bản điện tử là dạng văn bản được tạo trực tuyến thay thế cho văn bản giấy. Việc triển khai ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm đáp ứng nhu cầu trao đổi, gửi nhận văn bản, hồ sơ, tài liệu thuận tiện, nhanh, an toàn và đạt hiệu quả cao giữa các cơ quan nhà nước. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử còn tạo nên những hiệu quả tích cực trong công tác xây dựng chính quyền điện tử, nâng cao hiệu quả cải cách hành chính của tỉnh. Chính vì vậy, Lãnh đạo Sở GTVT đã tập trung chỉ đạocác phòng, ban và đơn vị trực thuộc tổ chức triển khai một cách tích cực, tăng cường sử dụng chữ ký số trong ban hành văn bản điện tử trên mạng văn phòng điện tử liên thông.

Năm 2021, Sở GTVT được UBND tỉnh xếp loại “Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ” theo Quyết định số 473/QĐ-UBND ngày 09/02/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh; qua theo dõi việc thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở trong thời gian vừa qua, một số Phòng, ban đơn vị đã thực hiện tốt việc ứng dụng chữ ký số điện tử trong việc gửi nhận văn bản, trong đó có Ban Quản lýbảo trì giao thông. Hiện nay, Ban QLBTGT đã ứng dụng hệ thống văn bản điện tử và sử dụng chữ ký số trong giải quyết công việc, 100% cán bộ, viên chức, nhân viên (CB, VC, NV) của Ban đều có tài khoản người dùng và vận hành liên tục, tỷ lệ sử dụng văn bản điện tử trong Ban tính đến nay đạt 100%, trừ văn bản mật và các văn bản hợp đồng yêu cầu phải ký trực tiếp theo quy định. Cụ thể từ đầu năm 2023 đến nay, đã có trên1.821văn bản đi và 1.576 văn bản đến trên hệ thống điện tử.

Trong thời gian qua, ứng dụng văn bản điện tử và chữ ký số tại Ban QLBTGT mang lại nhiều hiệu quả thiết thực như giảm chi phí giấy, mực, gửi văn bản qua đường bưu điện; tiết kiệm thời gian, hiệu suất công việc nâng cao, giảm thời gian lưu trữ, tra cứu văn bản giấy giữa các đơn vị; tăng tính bảo mật, an toàn, đảm bảo tính pháp lý và tính toàn vẹn nguồn gốc của tài liệu cho giao dịch điện tử giữa các cơ quan; thay đổi tác phong, lề lối làm việc, chuyển từ giải quyết công việc trên giấy tờ sang môi trường điện tử hiện đại, nhanh gọn phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt hơn. Tất cả CB, VC, NV của Ban đều thực hiện hoạt động gửi, nhận các loại văn bản như thư mời họp, tài liệu, báo cáo, thông tin chỉ đạo của cấp trên, lịch công tác, chương trình, kế hoạch của cơ quan… thông qua phần mềm quản lý văn bản dưới dạng văn bản điện tử được ký số, gửi đến cơ quan, địa phương qua mạng internet. Bên cạnh đó,việc liên thông hệ thống văn bản điện tử giúp các đơn vị quản lý có thể báo cáo kịp thời đến Ban QLBTGT vềcông tác quản lý, các vi phạm hành lang an toàn đường bộ để có thể giải quyết hiệu quả, đúng thời hạn theo quy định; tiếp thu đầy đủ và xử lý, phúc đáp kịp thời, giải trình theo quy định các phản ánh, kiến nghị, góp ý, yêu cầu từ các tổ chức, công dân.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, vẫn còn một số khó khăn vướng mắc. Trong quá trình triển khai gửi, nhận văn bản điện tử trên hệ thống văn bản điện tử còn phát sinh một số lỗi như: Không gửi, nhận được văn bản; văn bản gửi không đến được nơi nhận... Để việc sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số được triển khai rộng rãi, hiệu quả, chất lượng, nâng cao nhận thức của CB, CC, VC, Ban QLBTGT đã tăng cường tuyên truyền, phổ biến về lợi ích ứng dụng văn bản điện tử và chữ ký số; tổ chức rà soát, cung cấp tài khoản điện tử, chứng thư số cho các CB,CC,VC tại Ban;đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong phát hành văn bản. Đồng thời, Ban QLBTGT khuyến khích toàn bộ CB, CCVC Ban cài đặt ứng dụng xử lý văn bản điện tử trên điện thoại di động nhằm kịp thời xử lý công việc khi cần thiết.

(CB, CCVC Ban cài đặt ứng dụng xử lý văn bản điện tử triên điện thoại di động)

Việc triển khai thành công ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử và chữ kí số vào xử lý công việc của từng cá nhân, tập thể đã và đang góp phần tích cực vào việc xây dựng và phát triển tác phong làm việc chuyên nghiệp của CB, CC, VC hiện đại; tạo nên môi trường làm việc mới, minh bạch gắn liền với công tác cải cách hành chính. Qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban Quản lý bảo trì nói riêng và Sở Giao thông vận tải nói chung, hướng tới xây dựng thành công chính quyền điện tử tỉnh Quảng Trị./.

Nhóm tác giả Ban Quản lý Bảo trì giao thông thuộc Sở GTVT tỉnh Quảng Trị

                                                     Giám đốc Ban: Hoàng Anh Quang